Wenn Sie in der Personalberatung nicht im Top-Segment beraten und mehr als eine Besetzung pro Monat erfolgreich abschließen müssen um finanziell über die Runden zu kommen, dann sind Sie einigen - auch gesetzlichen - Anforderungen ausgesetzt, die ohne eigene IT Unterstützung nicht professionell zu erfüllen sind.
Zunächst einmal benötigt man eine Funktion, um die offenen Positionen im Internet zu veröffentlichen, damit man auf der eigenen Website einen Link auf diese Liste der offenen Positionen setzen kann. Interessierten muss man die Möglichkeit bieten, sich darauf online zu bewerben und Ihr CV hochzuladen.
Um +/- 5 brauchbare Profile pro Besetzung zu bekommen, muss man heutzutage manchmal 50, manchmal 100, manchmal mehrere hundert Kandidat:innen ansprechen. Zu jeder Kandidatin/jedem Kandidaten muss man wissen, welchem Projekt sie/er aktuell zugeordnet ist und ob sie/er in Hinsicht auf diese spezifische Position in die Kategorie A, B, oder C gehört.
Wenn man die angesprochenen Kandidat:innen zu einem späteren Zeitpunkt zu einem anderen Projekt ansprechen will, muss es möglich sein, sie in Hinsicht Arbeitsort, Kandidatenkategorie, Fach-, Branchen- und Managementkompetenz zu kategorisieren und zu speichern, damit man sie später mit Suchfunktionen wieder auffinden kann.
Kategorisierte Kandidatenkontakte, die der langfristigen Speicherung ihrer Daten zugestimmt haben, sind Ihre wertvollste Ressource.
Eigentlich müssen Sie die Daten der Kandidat:innen wieder löschen, wenn eine Vermittlung abgeschlossen ist. Wenn Sie mit ihnen allerdings eine Vereinbarung treffen, dass die Daten langfristig gespeichert werden dürfen, um sie später zu einer anderen Position ansprechen zu können, ist die Speicherung zulässig.
Laut Datenschutzgrundverordnung müssen Sie jederzeit nachweisen können, wann und wie die jeweilige Zustimmung zur Datenspeicherung erfolgt ist.
Sie müssen in ihrem Kandidatenpool jederzeit sehen können, wer bereits zugestimmt hat und wer nicht, müssen die Möglichkeit haben, die Zustimmung nochmals zu erfragen und wenn sie nicht erfolgt, die Daten wieder löschen.
Bei 50, 100 oder mehreren hundert Ansprechpartnern pro Position muss die Kommunikation weitgehend automatisiert und auf Basis von Textbausteinen ablaufen. Trotzdem muss insbesondere die Mail bei der Erstansprache und Kontaktaufnahme individuell auf die jeweilige Kandidatin / den jeweiligen Kandidaten zugeschnitten sein - Massmailings kommen nicht gut an.
Bei jeder Nominierung / Bewerbung muss man wissen, in welchem Arbeitsschritt des Prozesses man bei der jeweilgen Kandidatin/dem Kandidaten steht. Man muss wissen, welche Dokumente bereits gesendet, welche man bereits erhalten hat, muss diese Dokumente jederzeit herunterladen oder automatisiert versenden können.
Und wenn der Interview-Prozess abgeschlossen ist, muss man in der Lage sein, ein Assessment der Kandidatin / des Kandidaten in Hinsicht auf die Anforderungen durchzuführen, einen Assessment Report zu erstellen und automatisiert als PDF-Dokument an den Kunden zu senden.
Diese Informations-Massen kann man mit den typischen PC Hilfsmitteln nur schwer in den Griff bekommen. Ihre IT muss in der Lage sein zehntausende, eventuell sogar mehr als 100.000 IT-, Business- und Sales Professionals und Führungskräfte in kategorisierter Form zu verwalten, damit Sie sie wieder auffinden können. Und wenn Sie gegen die Datenschutzgrundverordnung verstoßen, weil Sie nicht nachweisen können, dass Ihre Datenspeicherung gesetzeskonform ist, kann das zu Strafen führen, die - wenn Sie mit Ihrem Privatvermögen haften - Ihre Existenz gefährden.
Personalberatung mit RecruiterCloud
Die RecruiterCloud bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie im Tagesgeschäft benötigen
Die Funktionen zur Kategorisierung von Kandidatit:innen und zur Verwaltung Ihres Kandidatenpools und die Workflow-Unterstützung zur qualitätsgesicherten Projektabwicklung sind die effektivsten Hilfsmittel für Sie. Sie können Kandidat:innen für ein Projekt nach bestimmten Kriterien selektieren / identifizieren und im Block einer zu besetzenden Position zuweisen. Danach starten Sie für jede zugewiesene Kandidatin/jeden Kandidaten den Workflow, der mit der Erstellung einer Mail zur Erstansprache beginnt.
Sie wissen zu jedem Zeitpunkt, an welcher Stelle des Prozesses Sie bei der jeweiligen Kandidatin / dem jeweiligen Kandidaten stehen. Damit können Sie jederzeit mehrere Projekte mit jeweils 50, 100 oder noch mehr Kandidat:innen parallel abwickeln, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Das Business Management
Wer selbständig ist oder eine Gesellschaft führt, muss natürlich auch Umsätze und Kosten im Griff haben, benötigt schon bei der Gründung und i jedem neuen Jahr einen Businessplan, muss jederzeit mit einem Klick eine betriebswirtschaftliche Analyse (BWA) machen können, um zu sehen wo man wirtschaftlich steht.
RecruiterCloud unterstützt Sie auch bei Ihren kommerziellen Aufgabenstellungen.
Alle Funktionen sind pro Jahr abgegrenzt, d. h. Sie können die Analysen über die letzten 10 Jahre zurück erstellen. Mit einem Klick sehen Sie Ihre Umsätze und Kosten, die BWA und die Cash Flow Analyse im jeweiligen Kalenderjahr.
Rechnungen und Bewirtungsbelege werden als PDF-Dokumente erstellt.
Das Dokumentenmanagement
Wenn Sie selbständig oder Geschäftsführer einer Gesellschaft sind Sie für die Einhaltung der Vorschriften zur Dokument-Archierung verantwortlich. Je nach Dokumentkategorie müssen Sie Dokumente bis zu 11 Jahre sicher aufbewahren oder elektronisch sicher archivieren.
Wenn Sie eine Betriebsprüfung bekommen, müssen Sie in der Lage sein, alle Dokumente zu einem Geschäftsvorgang ohne lange Suche bereitzustellen. Sie müssen die Dokumente so archivieren, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Und Sie müssen sicherstellen, dass die Dokumente durch einen IT-Ausfall, Brand etc. nicht verloren sind.
Die Vorschriften sind so umfangreich, dass lokale PC-Lösungen im Prinzip nicht in Frage kommen. RecruiterCloud unterstützt Sie dabei, diesen gesetzlichen Vorschriften jederzeit nachkommen zu können.
Dokumente werden in der Recruitercloud nach Relevanz und nach Inhalt kategorisiert. So können Sie wichtige Dokumente, die Sie über 11 Jahre archivieren müssen von solchen trennen, die man kürzer archivieren muss. Die jeweilige Archivierungsdauer ist in der Recruitercloud für jede Dokumentkategorie hinterlegt, darum müssen Sie sich nicht kümmern.
Die Suchfunktionen stellen sicher, dass Sie zu jedem Zeitpunkt alle erforderlichen Dokumente zur Hand haben - zu einem Geschäftspartner oder zu einem Vorgang und mit maximal zwei Klicks. So können Sie jederzeit eine Geschäftspartner- oder Geschäftsvorgangs-Akte mit allen Dokumenten erstellen, können die Selektion aber auch auf eine bestimmte Dokumentkategorie einschränken (z. B. alle Rechnungen oder alle Rahmenverträge).
Sicherungskopie: Sie können alle Dokumente nach der Archivierung herunterladen und eine Sicherungs-Kopie in einem einzigen Verzeichnis Ihres lokalen Computers ablegen. RecruiterCloud erstellt beim Herunterladen einen Dokumentnamen, der alle Kategorisierungs-Informationen enthält. Damit finden Sie alle Dokumente zu einem Geschäftspartner nebeneinander, sortiert nach Relevanz Inhalt, Datum und Schlüsselwörtern. Sie haben alle Dokumente in einem einzigen Dateisystem-Ordner - es gibt kein lästiges Suchen in unzähligen Unterverzeichnissen.